Faciliter les procédures administrative avec CHILL
Les procédures administratives sont une partie inévitable du travail social. Des rapports doivent être soumis, des documents examinés, et des signatures sont souvent requises à différentes étapes. Gérer efficacement ces processus est essentiel pour permettre aux travailleurs sociaux de se concentrer sur leur mission principale : accompagner les personnes. C’est là que les outils numériques peuvent être d’une grande aide.
Comment les workflows peuvent aider
Dans Chill, un workflow est un processus structuré qui guide un document ou une tâche à travers différentes étapes jusqu’à son achèvement. Pour les travailleurs sociaux, cela peut signifier s’assurer qu’une demande d’aide financière passe par les approbations nécessaires, qu’un rapport de travailleur social soit validé par les bonnes personnes, ou qu’un accord entre un bénéficiaire et une organisation soit correctement documenté. L’utilisation de ces workflows peut aider les organisations à simplifier ces processus en :
- Réduisant les erreurs et la perte de documents
- Garantissant que les étapes appropriées sont suivies dans le bon ordre
- Accélérant et rendant plus transparentes les approbations et les signatures
- Offrant une vue d’ensemble claire de l’état d’avancement de chaque document
Workflow et signatures électroniques
Dans notre solution, les workflows vont au-delà de la simple gestion des processus : ils permettent également les signatures électroniques. Cela signifie que les travailleurs sociaux et leurs bénéficiaires peuvent signer des documents de manière numérique, sans avoir besoin d’imprimer, de scanner ou d’envoyer des documents par courrier. Par exemple, imaginez qu’un travailleur social effectue une visite à domicile pour discuter du plan d’accompagnement établi afin de s’assurer que la personne bénéficie du soutien nécessaire. Quelques ajustements ont été apportés et les deux parties sont désormais d’accord sur tous les points. À ce stade, le travailleur social devrait normalement imprimer le document pour que le bénéficiaire puisse le signer. Avec Chill, les deux parties peuvent désormais signer électroniquement le plan d’accompagnement révisé, sans qu’il soit nécessaire d’imprimer le document ni de fixer un autre rendez-vous pour recueillir les signatures. Cela permet de gagner du temps et d’assurer la continuité des procédures sans retards inutiles.
Un outil qui s’adapte
Chaque organisation a sa propre manière de travailler, et un processus numérique doit s’y adapter — et non l’inverse. C’est pourquoi notre module deworkflow est conçu pour être flexible. Vous décidez du déroulement du processus : qui doit examiner un document, quand des approbations sont nécessaires, et qui doit signer à quelle étape. Tout est consigné, garantissant ainsi une traçabilité claire de ce qui a été fait et de ce qui reste à accomplir.
Moins de paperasse, plus d’impact
En intégrant des workflows dans les opérations quotidiennes, les organisations peuvent réduire la charge administrative et permettre aux travailleurs sociaux de consacrer plus de temps à ce qui compte vraiment : aider les personnes. Fini la course après des signatures manquantes, fini les doutes sur les validations en attente : avec son module de workflow, Chill propose une méthode claire et structurée pour gérer les processus de manière efficace et sécurisée.
